เมื่อที่ประชุมมีมติเช่นใด ผู้บันทึกรายงานการประชุมก็จะต้องบันทึกรายงานการประชุมให้เป็นไปตามมติของที่ประชุมเช่นนั้น การโทร.ไปสอบถามกรรมการในภายหลังจากการประชุม แม้กรรมการส่วนใหญ่จะเห็นชอบ  แต่ก็ถือไม่ได้ว่าเป็นมติของที่ประชุม เพราะโดยข้อเท็จจริงแล้วไม่มีการประชุม แต่เป็นการสอบถามนอกรอบ หากผู้รับผิดชอบในการจดรายงานการประชุม แก้ไขมติของที่ประชุมโดยอาศัยการสอบถามนอกรอบ ก็อาจจะมีความผิดฐานปลอมเอกสาร โดยประการที่น่าจะเกิดความเสียหายแก่เจ้าของห้องชุดอื่น ๆ ได้ แต่ทั้งนี้ ต้องพิจารณาจากเจตนาของผู้กระทำเป็นสำคัญว่า ได้กระทำโดยมีเจตนาทุจริต อันเป็นองค์ประกอบความผิดเบื้องต้นตามประมวลกฎหมายอาญาหรือไม่ประกอบด้วย  หากคุณได้รับความเสียหายจากการกระทำดังกล่าว คุณย่อมมีสิทธิที่จะฟ้องร้องดำเนินคดีได้